BLOG: In 4 stappen van je administratie een feestje maken!

Edgar aan zijn buro
Edgar aan zijn buro

De Cultuuronderneming heeft laatst voor het eerst een administratiedag gehad. En hoewel ik er veel klachten over hoor van mede ondernemers en ZZP’ers ook even mijn mening erover: Ik vind het fantastisch!!! Was het maar elke dag administratiedag. Officieel gezien is dat ook zo aangezien mijn dienstverlening zich richt op de zakelijke kant van de creatieve sector. De kunstenaars zelf hebben er veel minder plezier in valt mij op. Dus straal ik gewoon iets van mijn plezier naar jou toe. In de hoop van jouw administratie ook een feestdag te maken.

1: Get in the mood…

Niemand gaat naar een feestje zonder zich feestelijk te voelen. De voorpret is belangrijk. Als je gaat beginnen met je administratiefeest, moet je jezelf even in een stemming zetten. Voor mijzelf helpen de volgende dingen daarbij:

  • Muziek: Zet een lekker muziekje op! Voor het bijwerken van jouw administratie hoef je veel minder na te denken dan voor de rest van je werk! Ik gebruik zelf playlist van AFAS. Allemaal money gerelateerde liedjes. Of maak je eigen speellijst. Je hoeft natuurlijk niet als onderwerp geld te hebben, een lekkere lente plaat of iets anders waar je vrolijk van wordt zal net zo goed helpen. (misschien zelfs beter!).
  • Mindset 1: Elke factuur die je maakt, betekent inkomsten voor je zaak. Inkomsten zijn leuk! Administratie is inzichtelijk maken van dit leuks!
  • Mindset 2: Elke inkoopfactuur die je aangeeft bij je BTW-aangifte betekent dat je geld terugkrijgt! Noem het een soort spaarpot. (uiteraard wel netjes aan de regeltjes houden!)
  • Mindset 3: De mens is geprogrammeerd om zaken netjes voor elkaar te hebben. Leg op een bijeenkomst eens 5 potloden op een prominente plaats. 4 netjes evenwijdig aan elkaar en 1 een beetje scheef. Eind van de avond heb je grote kans dat alle potloden kaarsrecht naast elkaar liggen. Gebruik dit mechanisme om jezelf in de mood te krijgen. Denk hoe tof het is als jij aan het eind van de dag een blinkende administratie hebt. En bedenk eens hoeveel zorgen je uit je hoofd hebt als je inzicht hebt

2. Keep it simple…

Er wordt heel ingewikkeld gedaan over administratie. ERP systeem, Permanence de ‘l inventaire (of in moerstaal: dubbel boekhouden), kostenplaatsmethode en ga zo maar door. Maar al dat ingewikkelde gedoe is vooral bedoeld om de administratie van een complex bedrijfsproces te volgen. Van inkoop, via productie, naar logistiek en uiteindelijk bij verkoop uit te komen. De meeste kunstenaars (en overigens ook alle andere ondernemers) hebben een stapeltje verkoopfacturen te maken, hebben wat inkoopfacturen betaald en er zijn wat bonnetjes in de portemonnee. Zelf hanteer ik een Excel sheetje waar deels automatisch een aantal acties uit voortvloeien:

  • Een tabblad met Inkoopfacturen: Alle facturen en (bonnetjes die je met bankpas hebt betaald) keurig op een rijtje. BTW 6 en 21 netjes gescheiden en even een kollommetje erachter of je al betaald hebt
  • Verkoopfacturen: Elke keer een hele toer om weer een factuurtje te maken, terwijl het elke keer hetzelfde is. Ik moet toegeven het handige van boekhoudpakketten is wel dat als je een factuur maakt, hij automatisch wordt opgenomen in de lijst van verkopen. Ikzelf doe dat andersom: Ik vul de lijst met verkopen in op een tabblad “verkopen” en maak als ik klaar ben alle facturen met een druk op de knop. Ik heb mijn format zo gemaakt dat door het factuurnummer in te vullen de rest automagisch (ik gebruik deze term altijd als ik iets tofs gemaakt heb in Excel) wordt ingevuld en je er een printje van kunt maken of gelijk op pdf formaat.
  • Bankgegevens: doe ALLES! via de bankrekening. En alleen zakelijke transacties. Betere controle dat je alles bij elkaar hebt voor je aan je administratie begint heb je niet. Meeste bankgegevens hebben een handige downloadtool waarmee je zo een overzicht in excel hebt! Supermakkelijk!

3: Vier het feest vaak en vier het feest helemaal!

Natuurlijk probeer ik het zo enthousiast mogelijk te vertellen, maar er komt een moment dat je de muziek en eenvoud ten spijt even begint te balen. Het weer is lekker, er belt iemand voor een leuke klus of een berichtje op Facebook. Allemaal dingen die leuker worden als je met je administratie bezig bent. Maar probeer te bedenken wat er gebeurt als je het niet helemaal afmaakt vandaag. Dan moet je morgen weer in de mood komen, sheetje openen etc. Even doorbijten. Bedenk hoe fijn het is als je straks op de bank zit met alles opgeruimd, ingeboekt en aangegeven bij ome belastingdienst. Het helpt natuurlijk ook als je het niet te lang laat liggen. Een kleine stapel is sneller weg dan een grote. Mijn tip: 1 keer per week een standaard moment voor aannemen: facturen betalen en verkoopfacturen maken. En dan 1 keer maand uitgebreid om alles aan te sluiten. Vergelijk het met wasopvouwen. Als iemand daar overigens tips voor heeft houd ik me op mijn beurt aanbevolen.

4: Controleer je werk!

Je bent klaar, dikke zucht! Iedereen tevreden en jij kunt weer even rustig ademhalen. Maar loop nou nog 1 maal door je stukken heen. Check je samenvatting op rare bedragen, loop even door je facturen heen en scan op rare bedragen in je overzichten. Is het werkelijke bedrag op je bankrekening hetzelfde als het bedrag in je excelsheet? Fouten corrigeren kost veel te veel tijd en energie. Een enorme domper op je administratiefeest wanneer je er een dag of 2 later achterkomt dat je een domme fout hebt gemaakt en veel werk opnieuw moet doen of erger, klanten moet vertellen dat je factuur niet klopt. Het scheelt je een hoop gedoe en zorgt ervoor dat je volgende administratiefeest niet meer zo feestelijk voelt!

Belangrijkste les is dat het allemaal niet zo ingewikkeld is als je denkt. En pas je werkwijze op jouw situatie aan. Mijn excelsheet werkt voor de Cultuuronderneming. Maar jouw situatie is waarschijnlijk anders. Maak je eigen excelsheet. Het is 1 keer een flink werk, maar het bespaart je een hoop ellende in toekomstige zaken. Moet je vaak een bepaald overzicht maken? Zorg dat het automatisch uit je administratie gehaald wordt. Hopelijk heb je na dit artikel zin om je administratie te gaan doen. Mocht je overigens vragen of opmerkingen hebben, of wil je hulp bij een persoonlijk excelsheet: Aarzel niet om contact op te nemen.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *